Passo a passo para iniciantes de como usar o Excel

Não é exagero dizer que o Excel é um dos softwares mais amados que existem. A planilha eletrônica da Microsoft faz parte da rotina e da vida de milhões de pessoas e de empresas ao redor do mundo, tantos são os recursos para cálculos, organização e apresentação de dados que ela oferece.

O Excel possui uma “vocação natural” como ferramenta de controle financeiro, seja pessoal ou empresarial. No entanto, o programa apresenta múltiplas funcionalidades e pode ser usado de diversas outras formas, tais como:

• planejar calendários de eventos e atividades, além de cronogramas de horário;
• catalogar itens em geral (relacionando, por exemplo, quantidades disponíveis em estoque com o volume de vendas);
• organizar agenda no ambiente de trabalho;
• produzir tabelas, gráficos e apresentações nos mais variados formatos;
• entre outras aplicações.

Por tudo isso, é comum que muitas oportunidades de emprego demandem do candidato conhecimento de como usar o Excel.

Ter domínio sobre a planilha, ainda que seja apenas sobre os recursos básicos, deixou de ser, em muitos casos, um diferencial para tornar-se item obrigatório para a contratação.

Então, vem com a gente neste conteúdo para entender melhor a importância de aprender Excel. Vamos te dar as principais dicas iniciais para que você perceba que não é nenhum bicho de sete cabeças e comece a realizar trabalhos incríveis na planilha de cálculo.

3 razões para aprender Excel

A lista com os motivos de como usar o Excel é extensa, mas vamos te dar três das principais razões:

1. Linguagem universal

Da mesma forma que a língua inglesa é considerada o “idioma oficial do mundo corporativo” em qualquer lugar do planeta, pode-se dizer que o Excel alcançou o mesmo status.

Os números são uma linguagem universal e a maior parte dos trabalhos realizados na planilha são numéricos e matemáticos. Some-se a isso o alcance que a Microsoft, como desenvolvedor do Excel, possui em todo o mundo, e chegamos à conclusão que o domínio da ferramenta rompe qualquer fronteira entre os países.

2. Facilitador de rotinas de trabalho

Planilhas são ferramentas que estão atreladas às atividades de qualquer empresa e de qualquer profissão.

Você pode ser um cozinheiro que as utiliza para especificar os ingredientes e as respectivas quantidades de suas receitas. Ou trabalha na área financeira de uma empresa, utilizando o Excel para o controle de contas a pagar e a receber. Talvez seja uma dona de casa, que usa a planilha para visualizar o orçamento doméstico.

Não importa! O Excel é democrático e atende às necessidades de qualquer um.

3. Essencial em vários segmentos profissionais

Chega a ser impossível imaginar como seria a atividade de determinadas profissões sem a utilização do Excel.

É o caso de quem atua no segmento financeiro ou em áreas relacionadas a administração, contabilidade, engenharia, marketing, comércio, entre outras.

Da mesma forma, quem trabalha como profissional liberal (médico, dentista, psicólogo etc.) ou como um de seus assistentes utiliza diariamente a planilha e suas diversas funcionalidades como instrumento de controle e gestão do consultório.

Dicas de como a usar o Excel para iniciantes

Confira alguns dos recursos básicos do Excel, para que você comece a se familiarizar com a planilha:

1. Modelos prontos

Logo de cara, o Excel oferece uma lista de templates com modelos prontos de planilhas, tabelas ou gráficos.

Basta clicar em “Arquivo” no canto superior esquerdo, e depois em “Novo”, para que surja o menu que tem, entre outros, itens como “Orçamento Pessoal”, “Calendário de Atividades”, “Horários de Tarefas” e “Lista de Compras”.

2. Começar uma planilha do zero

Se preferir, pode iniciar uma nova planilha em branco, sem um template predefinido.

Cada planilha é formada por linhas (identificadas por números) e por colunas (letras). O cruzamento delas forma as células.

Assim, a célula B5, corresponde àquela que está na linha 5 e coluna B.

Para incluir a informação desejada, basta clicar com o mouse na célula escolhida e digitar o conteúdo na área de trabalho.

Ali, também é possível formatar a planilha. A interface é bastante semelhante à do Microsoft Word, sendo possível definir a fonte e seu tamanho, alinhamento e cor do texto, linhas de bordas e vários outros elementos. 

3. Mais de uma planilha por arquivo

O Excel permite que sejam criadas várias planilhas diferentes em um mesmo arquivo, facilitando o trabalho e a consulta das informações em cada uma delas.

Para criar planilhas adicionais, basta clicar no sinal de “+” no canto inferior esquerdo. Uma nova aba será aberta, podendo receber o nome que o usuário quiser.

4. Cálculos no Excel

Fazer contas é um dos principais recursos disponíveis na planilha. O Excel executa cálculos envolvendo as operações matemáticas – desde as básicas até as mais avançadas -, porcentagem, análise estatística, entre muitas outros.

A operação mais comum é a adição, cujo símbolo “∑” encontra-se no canto superior direito do menu inicial.

Para fazer uma soma, deve-se proceder da seguinte forma:

• inserir os valores nas células;
• selecionar com o mouse as células cujos valores devem ser somados;
• clicar no símbolo “∑” para informar que se deseja fazer a adição dos valores selecionados;
• o programa identifica automaticamente o intervalo da soma;
• pressionar “Enter” para que a somatória seja realizada e o resultado exibido na célula vazia seguinte ao intervalo.

5. Controle financeiro pessoal

Para controlar as finanças pessoais, uma boa alternativa é utilizar os modelos prontos que o Excel oferece, escolhendo o template que mais agradar.

A partir daí, basta renomear as células de acordo com as suas necessidades, indicando suas despesas (aluguel, alimentação, transporte, mensalidades, cartão de crédito etc.) e, na sequência, os respectivos valores.

6. Controle financeiro empresarial

Por meio do Excel é possível montar tabelas capazes de realizar cálculos automáticos, o que minimiza o risco de erros nas contas e aumenta a produtividade da equipe.

Não é à toa que muitos empresários utilizam a ferramenta para realizar todo o controle financeiro, de vendas e de estoque, entre muitas outras possibilidades, dentro da organização.

Como resultado, quem não tem domínio básico sobre o Excel pode ficar fora da vaga de emprego.

Para começar, aprenda a seguir como montar uma tabela de descontos usando Excel:

Aprenda também como criar uma tabela para precificar seus serviços ou produtos artesanais:

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