O que é eSocial, como funciona e como usar?

Você trabalha ou deseja trabalhar na área de Gestão de Pessoas? Departamento Pessoal? Contabilidade? 

Se sua resposta for sim, entender o eSocial é fundamental. O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido como eSocial, trouxe uma revolução na maneira como as empresas brasileiras gerenciam suas obrigações trabalhistas.

Com ele, é possível consolidar todas essas informações, o que facilita o cumprimento das obrigações legais e proporciona maior transparência e eficiência na gestão de dados. No entanto, a implementação do eSocial também apresenta desafios.

E por isso, elaboramos este conteúdo, para você entender como funciona o eSocial, os principais benefícios, desafios para as empresas e como você pode utilizar essa ferramenta para otimizar a gestão de pessoas e processos na sua organização. 

Continue a leitura para saber mais e conferir uma excelente dica ao final!

O que é o eSocial?

O eSocial foi criado em 2014 pelo Governo Federal como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). O objetivo é consolidar as informações referentes aos colaboradores das empresas em uma única plataforma, facilitar a transmissão digital em tempo real de dados sobre contratações, demissões, afastamentos, férias, folhas de pagamento, entre outros.

Ao substituir 15 obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias que antes eram enviadas por diferentes meios, o eSocial busca modernizar o cumprimento das obrigações acessórias e garantir mais controle, transparência e confiabilidade das informações enviadas ao governo.

Como funciona o eSocial?

O eSocial funciona através da transmissão de dados em tempo real para o Ambiente Nacional do eSocial. 

Esses dados são organizados em eventos, conheça os mais comuns:

Eventos iniciais e de tabelas

Os eventos contêm informações sobre o empregador, como estrutura administrativa, classificação fiscal e composição societária, que são essenciais para todos os eventos subsequentes.

Além dos dados iniciais, o eSocial também elimina a redundância de informações com os eventos de “Tabelas”. Esses eventos armazenam dados que, de outra forma, seriam repetidos em cada envio. 

É fundamental manter esses registros atualizados, pois cada atualização desencadeia um evento com prazos específicos para envio.

Alguns dos eventos de Tabelas incluem:

• S-1070 – Processos Administrativos/Judiciais
• S-1060 – Ambientes de Trabalho
• S-1050 – Horários/Turnos de Trabalho
• S-1040 – Funções/Cargos em Comissão

Eventos não periódicos

Referem-se a fatos que não ocorrem regularmente, como admissões, demissões e afastamentos. No entanto, é essencial que sua empresa informe as autoridades sobre esses eventos. Alguns desses eventos incluem:

• S-5001 – Dados das contribuições sociais por trabalhador
• S-2306 – Empregado Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual
• S-2250 – Aviso Prévio
• S-2298 – Reintegração

Eventos periódicos

Envolvem informações que devem ser enviadas regularmente, como folhas de pagamento e contribuições previdenciárias.

Na hierarquia de eventos do eSocial, os eventos da categoria “Periódicos” são os mais importantes, considerando as obrigações ligadas a cada empregado individualmente. 

Atrasos, erros e inconsistências no envio desses eventos podem resultar em multas. Alguns dos eventos periódicos incluem:

• S-1300 – Contribuição Sindical Patronal
• S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos
• S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência
• S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física

Eventos totalizadores

Os eventos totalizadores, como o nome já deixa implícito, são aqueles em que dados são enviados para consolidar o cumprimento de obrigações de um dado período. 

Eles são importantes para a confirmação das informações enviadas nos outros eventos e para garantir que todos os cálculos e recolhimentos estejam corretos. Os códigos desses eventos incluem:

• S-5001 – Dados das contribuições sociais por trabalhador
• S-5002 – Imposto Retido na Fonte
• S-5011 – Dados das contribuições sociais consolidadas por contribuinte
• S-5012 – Dados do IRRF consolidadas por contribuinte

Benefícios do eSocial para as empresas

A implementação do eSocial trouxe vários benefícios para as empresas, entre eles:

1. Simplificação dos processos

O eSocial unifica o envio de informações, eliminando a necessidade de múltiplos documentos fiscais.

2. Redução da burocracia

Com a centralização das informações, as empresas conseguem cumprir suas obrigações legais de maneira mais simples e eficiente.

3. Integração de setores

O sistema facilita a integração entre os departamentos de Recursos Humanos, Departamento Pessoal e Contabilidade.

4. Transparência e conformidade

Ao utilizar o eSocial, as empresas garantem maior transparência nas operações e conformidade com as leis trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

5. Segurança e eficiência

O armazenamento digital dos dados garante maior segurança e facilidade no acesso às informações.

Desafios do eSocial

Apesar dos benefícios, a implementação do eSocial também apresenta desafios, como a necessidade de adaptar os processos internos para garantir conformidade com as novas exigências. 

Além disso, é essencial capacitar os colaboradores para o uso correto do sistema, evitando erros que possam resultar em penalidades. Outro desafio é garantir a atualização dos sistemas de informação das empresas, que pode exigir possíveis investimentos em tecnologia para garantir a compatibilidade com o eSocial.

E por isso é fundamental aprender a como utilizar o sistema! 

Como usar o eSocial?

1. Cadastro e qualificação cadastral

Faça o cadastro da empresa no sistema eSocial, forneça  todas as informações solicitadas. Certifique-se de realizar a qualificação cadastral dos colaboradores, verificando e corrigindo eventuais inconsistências nos dados.

2. Envio dos eventos iniciais e de tabelas

Após o cadastro, envie os eventos iniciais, o que inclui a classificação fiscal da empresa. Transmita também os eventos de tabelas, que englobam dados como rubricas e outras informações relevantes para a gestão de pessoal.

3. Envio dos eventos não periódicos

Envie os eventos não periódicos, que abrangem situações específicas como admissões, demissões e afastamentos. Esteja atento aos prazos estabelecidos para o envio desses eventos.

4. Envio dos eventos periódicos

Transmita os eventos periódicos, que incluem informações como folhas de pagamento e contribuições previdenciárias. Mantenha seus sistemas de gestão atualizados e em conformidade com o eSocial para facilitar o envio correto e pontual desses eventos.

5. Envio dos eventos totalizadores

Ao final de cada período de apuração, envie os eventos totalizadores, o que consolida os dados referentes às obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Certifique-se sempre de cumprir os prazos estabelecidos!

O que é importante ter na hora de transmitir os dados para o eSocial?

Para garantir uma transição suave e o correto uso do eSocial, algumas ferramentas e práticas são recomendadas:

Documentos digitais

Mantenha todos os documentos e registros dos funcionários em formato digital para agilizar o processo de cadastramento no sistema.

Certificado digital

Utilize um Certificado Digital (modelo A1 ou A3) para garantir a legalidade das operações virtuais no eSocial.

Software de admissão digital

Utilize um software que facilite a validação das informações junto ao eSocial, otimizando o processo de admissão e evitando erros.

Compatibilidade dos arquivos

Verifique se os sistemas utilizados nas operações digitais geram arquivos aceitos pelo eSocial.

Qual departamento de uma empresa fica responsável por enviar dados ao eSocial?

O eSocial fica sendo atualizado pelo Departamento Pessoal (DP) ou o setor de Recursos Humanos (RH). Esses departamentos são encarregados de gerenciar todas as informações relacionadas aos colaboradores.

Eles têm acesso aos dados necessários para preencher os eventos do eSocial de forma precisa e dentro dos prazos estabelecidos pelo governo. 

Além disso, é importante que esses departamentos estejam em constante comunicação com os demais setores da empresa para garantir a integridade e a precisão das informações fornecidas ao eSocial.

Leia também: Recrutamento interno: o que é e como fazer

Como o Realizzare Cursos pode ajudar você com o eSocial?

No Realizzare Cursos, entendemos a importância de estar atualizado com as novas regulamentações e exigências do mercado. Por isso, acabamos de atualizar nosso curso de Departamento Pessoal, incluindo todas as novas leis e regulamentações do eSocial. Em nosso curso online e gratuito você terá acesso a:

• Conteúdo atualizado
• Praticidade e flexibilidade para fazer o curso quando e onde quiser.
• Suporte completo para garantir o melhor aprendizado.

Ah, e ainda poderá obter um certificado digital a parte super acessível para comprovar o seu conhecimento e atualização no setor.

Então, se você quer se destacar na área de Gestão de Pessoas e garantir que sua empresa esteja em conformidade com as novas exigências do eSocial, não perca tempo!

Clique no banner para se inscrever em nosso Curso Gratuito de Departamento Pessoal: